El Coach Ágil: Creando Equipos de Alto Rendimiento

¿Alguna vez te ha pasado que le das la espalda a un niño pequeño y, en cuestión de treinta segundos, ya ha vaciado una bolsa entera de harina o ha derramado un galón de leche por todo el suelo? Después de un episodio así, aprendes a vigilarlos como a un halcón.

Es fácil adoptar una mentalidad similar al supervisar un proyecto. La metodología ágil parece maravillosa en papel, y muchos de sus conceptos centrales pueden aprenderse en una tarde. Aplicarla, sin embargo, es una historia diferente. Es difícil para un gerente de proyecto soltar la correa del equipo y confiar en que resolverán los problemas por sí mismos.

O quizás, para ti, se trata más de lograr que la alta gerencia deje de oscilar entre lo ágil y el control de mando. Sería maravilloso saber que, si le dieras la espalda al equipo, tendrían todas las herramientas y la motivación necesarias para funcionar sin problemas.

La verdad es que, sin importar el obstáculo que enfrentes, puedes entrenar métodos ágiles a tu equipo. Todo lo que necesitas son las herramientas y el enfoque correctos. El coaching ágil no es intrínsecamente fácil, ya que implica un cambio profundo de paradigma, pero con la guía adecuada, se convierte en un camino lleno de recompensas.

Una Mentalidad Ágil

Más que un conjunto de principios y procedimientos, ágil es una mentalidad. Es una forma de abordar proyectos que confía en que las personas harán un buen trabajo sin los métodos tradicionales de supervisión. De hecho, profesa que este marco más abierto, que permite a los equipos la libertad de autoorganizarse, es el entorno más fértil para resolver problemas y alcanzar objetivos.

Los adultos motivados no necesitan ser supervisados como un niño pequeño, ¿verdad? Esto no elimina la necesidad de coaches. Pero el papel del líder se centra más en la facilitación y en ayudar a identificar impedimentos, en lugar de dirigir unilateralmente el barco. El Manifiesto Ágil proporciona instrucciones claras sobre cómo entrenar a un equipo. Aquí hay cuatro valores y principios clave que se destacan particularmente para un coach:

Acepta al Equipo Tal Como Es

Un estudio informal en línea encontró que el 92% de los coaches ágiles personalizan sus métodos, en lugar de seguir estrictamente el manual de Scrum o Kanban. ¡Esto envía una señal bastante clara!

Estos resultados reflejan uno de los valores clave del Manifiesto Ágil: “Individuos e interacciones sobre procesos y herramientas”. En otras palabras, esto significa que sí, los manuales para, digamos, Scrum y Kanban son importantes. Sin embargo, la interacción personal con las personas del equipo tiene prioridad.

Como coach ágil, es crucial encontrarse con el equipo, la organización o el Product Owner donde estén, y evaluar a partir de ahí. No es raro trabajar con alguien que es nuevo en la metodología ágil. En tal caso, puede ser necesario difuminar roles y responsabilidades y realizar cierto coaching directo, adaptándose a su nivel de conocimiento y madurez ágil.

Construye Equipos y Motiva

Tony Robbins dijo una vez: “Lo que es un ‘debo’ para ti y lo que es un ‘debería’ para ti es la diferencia en tu vida. Todos logran sus ‘debos’”. Sin entrar en demasiada autoayuda, es cierto que cuando alguien quiere llegar a una meta, encuentra la manera.

Un principio del Manifiesto Ágil es: “Construye proyectos en torno a individuos motivados. Dales el entorno y el apoyo que necesiten, y confía en ellos para que realicen el trabajo”. Es decir, dado que todos son lo suficientemente hábiles y están motivados, un equipo es capaz de resolver las cosas por sí mismo.

¿Qué significa esto para los coaches ágiles? ¡Podrían beneficiarse de algo de la energía y el carisma de Tony Robbins! Jaja, quizás eso sea ir demasiado lejos. Sin embargo, utilizar herramientas y prácticas que aumenten la dinámica y la relación del equipo es fundamental para el rol de un coach ágil. Se trata de fomentar la cohesión y el sentido de confianza mutua.

Suelta las Riendas

Todos hemos tenido esos trabajos donde nuestro jefe nos vigilaba y supervisaba cada movimiento. O, peor aún, tal vez trabajamos junto a un “gerente” autoproclamado que pasaba sus días instruyendo a todos sobre lo que estaban haciendo mal.

Ese no es el tipo de entorno que produce un trabajo brillante y creativo. Más bien, infunde resentimiento y miedo. Otro principio del Manifiesto Ágil es que “Las mejores arquitecturas, requisitos y diseños emergen de equipos autoorganizados”. Un equipo astuto y hábil es capaz de asignar roles de forma independiente y de rendir a un alto nivel. Dentro de este marco de libertad y confianza, son capaces de producir su mejor trabajo.

Este principio requiere cierta adaptación, ya que exige mucha confianza. Pero cuando todas las demás herramientas ágiles están en su lugar, incluyendo un buen backlog de producto, un coach ágil aprende que soltar el control es una parte importante del proceso.

Fomenta la Conversación

No existen escuelas de oficios sobre cómo tener una conversación o cómo construir una buena relación. Pero resulta que quizás debería haberlas. Este tipo de habilidades son clave para el éxito o el fracaso de un proyecto.

Uno de los principios del Manifiesto Ágil es: “El método más eficiente y efectivo para transmitir información a y dentro de un equipo de desarrollo es la conversación cara a cara”. Aunque el correo electrónico es maravilloso, en ágil se utiliza principalmente para el seguimiento. La conversación cara a cara es el método más fiable para comprender el tono, las expresiones faciales y el significado completo que una persona transmite.

En el coaching ágil, la comunicación abierta es central. En un entorno de trabajo remoto, esto significa que las aplicaciones de mensajería de video y las plataformas de videoconferencia tienen prioridad sobre los mensajes de texto. Si has sido dotado con el don de la palabra, es muy posible que seas un coach ágil en ciernes. A veces las habilidades blandas tienen mala reputación. Pero dentro de un marco ágil, esta noción se invierte.

Como puedes ver, el rol de un coach ágil tiene más que ver con la facilitación que con tomar las riendas. Las habilidades blandas y la motivación son centrales, al igual que la escucha y la comunicación. También es importante evaluar a los equipos y las situaciones tal como son, y partir de ahí.

El Coach Ágil: Un Agente de Transformación

“Un Scrum Master que lleva a los equipos más allá de la puesta en marcha de las prácticas ágiles hacia su búsqueda deliberada y alegre de alto rendimiento es un coach ágil”, escribe Lyssa Adkins en su libro “Coaching Agile Teams”.

La transición al enfoque empírico de ágil es un gran paso para una organización. Desde obtener la aceptación universal hasta la implementación real, requiere que todos se esfuercen y se estiren de una manera que posiblemente nunca antes lo habían hecho. Un buen coach ágil comprende los matices de cada organización y es capaz de comunicarse eficazmente con el equipo. Tomarse un tiempo para encontrar el coach adecuado hace que el proceso sea exitoso y fluido. Aquí hay algunas cosas que buscar:

Pasión por lo Ágil

Al entrevistar y revisar currículums, es importante encontrar a alguien que realmente se haya sumergido en ágil. Una persona que disfruta discutiendo retrospectivas, facilitación y sprints es un buen comienzo. Un verdadero “adicto” a lo ágil también ha asistido a conferencias ágiles, ha leído libros como “Coaching Agile Teams” de Lyssa Adkins o “Agile Retrospectives: Making Good Teams Great” de Esther Derby, y quizás incluso utiliza la metodología ágil en la planificación de su hogar. Busca estos indicadores, ya que señalan a un coach que realmente está comprometido. Y este tipo de pasión se traduce en una transición exitosa.

Experiencia Relevante

“Un ingrediente importante necesario para llamarse a sí mismo coach ágil es haber entrenado a múltiples equipos y haber visto una variedad de posibilidades y limitaciones, éxitos y fracasos en diversas situaciones”, escribe Adkins. Ágil se ve muy diferente según el tamaño de la empresa y la industria. Un coach con una amplia experiencia sabe cómo aplicar ágil en empresas de diferentes tamaños y con diferentes tipos de equipos. Su variedad de experiencia les da una comprensión más intuitiva sobre los principios de ágil.

Para que un equipo sea de alto rendimiento, idealmente tendría un Scrum Master designado. Sin embargo, esto puede no ser posible para el presupuesto de cada empresa, por lo que no es raro que un Scrum Master supervise varios equipos. Para evitar un escenario en el que el rol del Scrum Master se vuelva secretarial, es bueno encontrar un coach que haya trabajado con empresas más jóvenes. Es probable que entiendan cómo implementar ágil cuando una empresa no tiene muchos recursos abundantes.

Conocimiento Profundo

El Scrum Master Adam Weisbart trabajó durante varios años como ingeniero para una empresa de redes sociales y como desarrollador de software. “Cuando me encontré con el marco de Scrum”, dice, “estaba súper emocionado de que todas estas cosas que había aprendido por prueba y error se hubieran codificado en esta gran cosa llamada Scrum”. Es decir, mucho conocimiento sobre ágil se aprende a través de la experiencia. Es bueno encontrar a alguien que haya desarrollado una comprensión práctica de ágil.

La formación formal, como los talleres de Kanban y la Certificación de Scrum Master, también son importantes. El instructor influye en cómo el aprendiz implementa ágil. Es importante investigar la escuela de formación para tener una indicación de cómo el candidato trabajará con tu equipo. Es bueno encontrar un coach que entienda las diversas metodologías ágiles, incluyendo Scrum, Kanban, Extreme Programming (XP) y Lean. De esta manera, pueden evaluar tu situación particular y aplicar el método apropiado, demostrando una gran adaptabilidad.

Habilidades de Comunicación

La comunicación constante es fundamental para ágil. Uno de los principios ágiles es: “Las personas de negocio y los desarrolladores deben trabajar juntos diariamente durante todo el proyecto”. Para facilitar este flujo de comunicación, es importante encontrar un coach ágil que sea cálido y accesible.

Cuando un coach no encaja con un equipo, la frustración aumenta. La tensión puede hacer que un proyecto se vaya al traste. Adoptar ágil requiere convencer a todos en la empresa de que es el enfoque correcto. Como es muy diferente al modelo en cascada, e implica cambiar muchos procesos dentro de la empresa, no es raro encontrar resistencia. Un coach con fuertes habilidades blandas facilita la transición y responde rápidamente a las preguntas e inquietudes que surgen.

Desafíos Comunes para los Coaches Ágiles

“Al prepararme para la batalla, siempre he encontrado que los planes son inútiles, pero la planificación es indispensable”, dijo el presidente Dwight Eisenhower. Entrenar ágil no es tarea fácil. Para alguien con experiencia en gestión de proyectos tradicional, se siente contraintuitivo. Un enfoque empírico (ágil) de los proyectos significa soltar la visión a largo plazo y centrarse en el aquí y el ahora. Significa tomarse el tiempo para hacer un plan, pero no estar limitado por él.

Aquí hay varias trampas en las que caen muchos coaches al implementar ágil, o al usar ágil dentro de un equipo, así como algunos métodos para salir de ellas.

Recaída en el Modelo en Cascada (Waterfall Relapse)

Siempre es difícil romper un nuevo hábito. Y para una empresa, abandonar los métodos de mando y control se siente al principio como nadar solo en medio del océano. Es muy tentador aferrarse al conocido sistema en cascada de hacer las cosas, incluso si sabes que esto bien podría hundir el proyecto.

Cuando un coach se encuentra con esta situación, es útil encontrar un buen mentor ágil. También es importante mantener una fuerte comunicación dentro del equipo. Esta es la clave para mantener el proyecto en marcha. Cuando todos son testigos del progreso, comienzan a confiar en la metodología.

Al mantener el backlog del producto actualizado, el equipo comprende todo en lo que necesita trabajar. Y este escenario puede requerir algo de educación o revisión. Juegos y herramientas, como Agile Ad-Libs y tarjetas Agile Antipattern, hacen que las actividades de creación de equipos sean divertidas y también sirven para refrescar a todos sobre los principios de ágil. Es una gran oportunidad para construir una buena relación.

Una transición completa de cascada a ágil llevará algún tiempo e implica muchos pequeños pasos, por lo que es necesario ser paciente.

No es raro que un equipo se encuentre en un escenario conocido como “scrummerfall”, donde los sprints se sienten como pasar de 90 a 5 kilómetros por hora en el transcurso de dos semanas. En este caso, es una buena idea dividir los trabajos en el backlog del producto en varios proyectos más pequeños.

Equipo vs. Dueño del Producto

Ágil se trata de establecer conexiones humanas. Por esta razón, es realmente importante abordar los proyectos caso por caso. Algunos Dueños del Producto (Product Owners) están familiarizados con ágil y sus roles, y otros no tanto. Además, los Dueños del Producto provienen de diversos orígenes, incluyendo desarrollo, gestión de proyectos y análisis. Esto afecta cómo entienden y abordan el proyecto.

Como se discutió anteriormente, en lugar de sacar el manual sobre los deberes del Scrum Master y el Product Owner, es mejor encontrarse con las personas donde están. Cuando un Product Owner parece no saber lo que está haciendo, es fundamental acercarse y guiarlo por un tiempo. Esto puede significar orientarlos con algunas historias de usuario al principio. El objetivo, en última instancia, es que el proyecto funcione sin problemas y que todos funcionen como un equipo, trabajando hacia el mismo objetivo.

Equipos en Constante Cambio

En una pequeña empresa con una docena de proyectos, no es inusual que la alta gerencia quiera que todos trabajen en todos los proyectos en todo momento. A nivel superficial, esto parece eficiente. Pero, de hecho, implica mucho tiempo y energía desperdiciados.

El método ágil permite equipos autoorganizados. Esto implica pasar por las cuatro etapas del desarrollo grupal de Tuckman, que se describen a continuación:

1. Formación (Forming): Todos se conocen y no ocurre mucho. Hay incertidumbre y dependencia del líder.
2. Conflicto (Storming): El grupo discute qué rol y tareas se asignan a quién. Surgen conflictos sobre roles y liderazgo.
3. Normalización (Norming): El equipo llega a un consenso sobre el líder y el rol de todos los demás. Se establecen normas y se desarrolla cohesión.
4. Desempeño (Performing): Después de que todo se ha resuelto, el grupo comienza a rendir a un alto nivel. El equipo es funcional y eficiente.

Cuando un grupo de personas cambia regularmente, el ciclo de las etapas de formación, conflicto y normalización se repite una y otra vez. Esto resta tiempo que podrían dedicar productivamente a trabajar en el proyecto. Al igual que la multitarea, es una pura ilusión pensar que el cambio de equipos aumenta la productividad.

Una forma de remediar esta situación es hacer que los equipos trabajen desde el backlog del proyecto. En lugar de que las personas se muevan de equipo a equipo, haz que las tareas se muevan a las personas. También es necesario persuadir a la gerencia para que mantenga a todos en un solo equipo. Aquí es donde las habilidades de persuasión de Tony Robbins realmente son útiles. Presentarles evidencia sobre los peligros de la multitarea puede ayudar a cambiar su opinión.

Coaching a Equipos Desmotivados

A veces puedes encontrarte entrenando a un equipo que simplemente no siente el entusiasmo. Tal vez tuvieron un líder anterior al que le gustaba tener el control o con quien era difícil hablar, por lo que todos cayeron en patrones de falta de comunicación y resentimiento.

Aquí hay dos cosas que puedes hacer al respecto:

1. Realiza una retrospectiva de la línea de tiempo para ver dónde se encuentra el equipo. Analiza los pros y los contras de los proyectos de todos durante el año. Crea un backlog de impedimentos para usar en el futuro. Esto es una buena herramienta de referencia para identificar y eliminar cualquier cosa que desmotive al equipo.
2. Durante el scrum diario, simplemente juega el papel de facilitador. Es importante dejar que el equipo resuelva las cosas y no tratarlo como un momento para evaluar el rendimiento o pedir informes.

La Práctica Hace al Maestro

“Convertirse en un coach ágil experto, como convertirse en un mago, comienza con el aprendizaje de un conjunto de técnicas. A partir de ahí, es cuestión de práctica, práctica y más práctica”, escribe Mike Cohn en su libro “Succeeding with Agile”.

Como ocurre con la mayoría de las cosas, perfeccionar tu perspicacia ágil es algo que solo ocurre con el tiempo y la experiencia. Con un buen mentor, también se vuelve más fácil soltar la necesidad de mando y control. Aunque el enfoque de trabajar empíricamente y en pequeños lotes puede sonar frágil al principio, un equipo ágil de alta producción demuestra que el enfoque es, de hecho, altamente efectivo.

Preguntas Frecuentes sobre el Coaching Ágil

¿Qué hace exactamente un Coach Ágil?

Un Coach Ágil es un facilitador y mentor que guía a individuos, equipos y organizaciones en la adopción y mejora de las metodologías y la mentalidad ágil. Su rol principal es ayudar a los equipos a autoorganizarse, identificar y eliminar impedimentos, mejorar la comunicación y fomentar un entorno de mejora continua. No dictan, sino que empoderan.

¿Es el coaching ágil adecuado para todas las empresas?

Si bien los principios ágiles son universalmente aplicables y pueden beneficiar a la mayoría de las organizaciones al mejorar la adaptabilidad y la eficiencia, la forma en que se implementa el coaching ágil puede variar. Es especialmente beneficioso para empresas que buscan innovar, responder rápidamente a los cambios del mercado y empoderar a sus equipos, independientemente de su tamaño o industria.

¿Cuánto tiempo lleva una transformación ágil completa con un coach?

Una transformación ágil es un viaje, no un destino. La duración varía mucho según el tamaño de la organización, su cultura actual y su apertura al cambio. Puede tomar desde varios meses hasta varios años. Un coach ágil ayuda a gestionar esta transición en fases, celebrando pequeñas victorias y ajustando el enfoque a medida que avanza.

¿Qué certificaciones son importantes para un Coach Ágil?

Si bien la experiencia práctica es crucial, certificaciones como Scrum Master (CSM), Certified Agile Coach (CAC) de la Agile Coaching Institute, o certificaciones de Kanban University, pueden validar el conocimiento y las habilidades de un coach. Sin embargo, la capacidad de aplicar el conocimiento y adaptarse a situaciones reales es más valorada que una colección de títulos.

¿Cómo se mide el éxito de un Coach Ágil?

El éxito de un Coach Ágil se mide por la mejora en la autonomía del equipo, la calidad del producto entregado, la satisfacción del cliente y del equipo, la reducción de impedimentos y el aumento de la productividad. No se trata solo de implementar procesos, sino de fomentar una cultura de aprendizaje y mejora continua dentro de la organización.

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